Barrierefreie PDFs: die Anleitung für BFSG-konforme Dokumente

PDFs, die ihr auf der Website bereitstellt, fallen unter das BFSG, wenn sie zu einem Angebot für Verbraucher:innen gehören – Preislisten, Formulare, Vertragsunterlagen, Datenblätter. Barrierefrei heißt: getaggte Struktur, korrekte Lesereihenfolge, Alt-Texte und ein geprüftes Ergebnis. Am einfachsten ist es, das schon beim Erstellen im Ausgangsprogramm richtig zu machen, statt später im fertigen PDF nachzuziehen.

Struktur: Tags und Lesereihenfolge

Ein barrierefreies PDF ist getaggt: Überschriften sind als Überschriften ausgezeichnet, Listen als Listen, Tabellen mit Kopfzeilen. Ein Screenreader liest sonst nur eine Buchstabensuppe vor. Genauso wichtig ist die Lesereihenfolge – die Reihenfolge, in der der Inhalt vorgelesen wird, muss der sein, in der man ihn lesen würde. In Adobe Acrobat prüft man das über das Werkzeug „Lesereihenfolge“ und die Tag-Struktur.

Alt-Texte und Artefakte

Jedes inhaltstragende Bild und jede Grafik braucht eine kurze, konkrete Beschreibung – nicht „Bild“ oder „Grafik“, sondern was darauf zu sehen ist und warum es im Dokument steht. Rein dekorative Elemente – Linien, Hintergrundformen, Schmuckgrafiken – werden als Artefakt markiert, damit der Screenreader sie überspringt.

Prüfen: automatisch und mit dem Screenreader

Die automatische Prüfung in Acrobat Pro findet fehlende Tags, fehlende Alt-Texte und Strukturfehler. Genauer ist der PAC (PDF Accessibility Checker), der gegen den PDF/UA-Standard prüft. Beide finden aber nicht alles: Ob die Lesereihenfolge wirklich stimmt und ob Tabellen verständlich vorgelesen werden, zeigt erst ein Durchlauf mit NVDA (Windows) oder VoiceOver (Mac).

Formulare im PDF

Ausfüllbare PDF-Formulare brauchen beschriftete Felder, damit ein Screenreader ansagen kann, was einzutragen ist. Pflichtfelder werden benannt, nicht nur farblich markiert, und Fehlermeldungen müssen erkennbar sein. Wenn ein Formular kompliziert wird, ist eine barrierefreie HTML-Alternative auf der Website oft der bessere Weg.

Der einfachste Weg

Wer die Vorlage schon in Word, InDesign oder dem Redaktionssystem sauber strukturiert – echte Überschriften, Alt-Texte, Listen –, exportiert ein PDF, das den größten Teil der Anforderungen mitbringt. Das nachträgliche Reparieren im fertigen PDF ist die aufwändigere Variante. Wo Barrierefreiheit sonst noch anfängt: BFSG-Praxisleitfaden für WordPress.

Zuletzt geprüft: September 2026. Dieser Beitrag ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

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